[회사생활] 회의시 주의 사항(내부, 외부)

회사에서는 회의는 피할수 없는 일 중 하나입니다. 이 회의에 있어서 다양한 주의 사항들이 있고, 이 부분들은 회사생활에 기본적인 부분들이라고 할 수 있습니다. 만약 이 기본적인 주의 사항들조차 지키지 못한다면, 때론 개념없는 사람, 때론 무례한 사람이 될 수 있습니다. 그래서 회의 참석 시 주의 해야 할 사항에 대해서 몇가지 이야기 하고자 합니다. 

 

시간 엄수

 회사생활에서는 시간을 지키는 일은 매우 중요한 일입니다. 종종 회의에 대해서 미리 공지했음에도 항상 늦는 사람들이 많습니다. 그런 사람들은 정말 매우 무례한 사람이 될 수 있습니다. 내부 회의 시에는 회의 전에 미리 장소에 도착해 있는 것을 추천합니다. 비록 몇몇 분들은 늦는 경우가 있지만, 본인이 그 대상이 되지 않아야 한다고 생각합니다. 시간약속은 본인의 시간만 소비하는 것이 아니라, 회의 참석자의 시간을 모두 사용하는 것이기 때문에 반드시 시간을 지키기 바랍니다. 

 만약 외부 회의이고, 처음 보는 상대와의 회의라면, 이 부분은 더욱 더 중요한 부분입니다. 미리 예상 시간을 계산하여 최소 30분전에 도착을 예상으로 출발하는 것을 권장 드립니다. 만약 의도치 않게 미팅에 늦게 참석할 것 같으면, 미리 사전에 고객에게 연락을 취해야 합니다. 물론 이럴 경우에 상당히 이미지에 타격을 받을 수 있지만, 노쇼와 같이 아무런 언질 없이 늦는 것보다는 낫다고 생각합니다.

 

회의록

회의에 있어서 회의록 작성은 매우 중요합니다. 회의록은 참석자 부터, 그 회의에서 제기된 이슈, 이슈에 대한 대응 방식 등에 대해서 기재할 필요가 있습니다. 대부분 회의는 모두 사람이 참석하지 않고, 대표로 몇명이 참석하는 경우가 있습니다. 이럴 경우, 회의록 작성으로 참석하지 않은 사람들에게도 모든 정보가 전달이 되어야 합니다. 따라서, 회의록 작성하는 자가 정해지지 않았다면, 본인이 적거나 혹 본인과 동행한 사람에게 부탁해야 합니다. 회의록은 대체로 메일로 공유하거나 공유하는 공간에 올림으로 사람들과 공유 합니다. 이 부분은 외부/내부 상관업이 동일하게 적용됩니다. 

 

 

(외부회의)명함

종종 회의에 참석하면서 명함을 지참 안 하는 사람을 볼 수 있습니다. 물론, 회의를 주관한 사람이고, 지속적인 회의 참석으로 이미 상대방을 잘 알고 있는 사이라면 이 부분은 중요치 않습니다. 하지만, 상대방과 처음 만나는 자리이고, 회의 자체가 중요하다면 당연히 반드시 지참 해야 합니다. 명함을 지참 하지 않는 것은 상대와 앞으로 연락하지 않겠다는 의지로 보여질 수 있습니다. 따라서, 관련해서 반드시 지참이 필요로 합니다. 

 

 

수첩 /(외부회의)가방

 

회의 참석시 수첩은 반드시 필수입니다. 그 이유는 회의에 대한 요약 및 또는 중요한 부분에 대해서 메모를 하거나 또는 회의록을 작성해야하기 때문입니다. 종종 중요하지 않다는 생각으로 회의에 아무 소지품 없이 참석하는 사람들도 있습니다. 그럴 경우 상대방에게 그닥 좋은 이미지를 보이지 않습니다. 그리고 가방은 수첩만 들고 다니는 것보다는 훨씬 좋은 이미지를 주기 때문입니다. 물론, 어떤 분들은 그 조차도 귀찮아 하시는 분들도 있죠? 하지만, 한번 맺은 좋은 관계는 나중에 분명 득으로 돌아옵니다. 이렇기 때문에 반드시 귀찮다 생각하시지 마시고 반드시 가방을 챙기시길 바랍니다. 

오늘은 간단히 회의에 있어서 반드시는 아니지만, 신경쓰시면 좋은 것 항목들에 대해서 살펴 보았습니다. 이런 부분들은 실제 매우 기본적인 것이지만, 몇몇 분들은 이러한 기본조차 없는 분들이 매우 많습니다. 보다 좋은 이미지 좋은 관계를 위해서 생각보다 간단한 것부터 실행해보는 것이 어떨까 합니다.