[회사생활] 메일 양식, 메일 예절 및 메일 보내기

업무 진행에 있어서 가장 많이 의사소통 하는 수단은 메일입니다. 메일이라는 것은 상대방에게 글을 통해서 지시 및 보고를 진행하는 것입니다.  메일을 통해서 다양한 의사 전달 및 의사결정을 하게 됩니다.

 

메일은 상당히 좋은 의사전달 수단입니다. 그 말에 대해서 다양한 증빙이 되고, 또한 이 메일을 통해서 한번 할 말을 글로 다수에게 전달할 수 있습니다. 따라서 이 메일에도 일정 부분 예의가 필요하다고 생각합니다.

외부에 나가는 메일은 더욱 더 중요합니다. 그 이유는 그 회사의 격을 나타낼 수도 있기 때문입니다. 따라서 항상 메일에는 일정한 예절과 양식을 지켜줘야 합니다.

 

만약, 이 예절과 양식을 모르시다면, 가장 쉽게 확인할 수 있는 방법이 있습니다. 바로 회사 사람 중에 본인을 참조로 되어 있고 상급자( 팀장 또는 파트장)을 수신인으로 하는 메일에서는 그 격식을 더욱 더 확인할 수 있습니다.

 

그럼 간단하게 살펴 보겠습니다. 다음과 같은 양식으로 바탕으로 메일을 작성하시면 최소 욕을 먹지는 않습니다.

 

안녕하세요(인사) 수신인 ---(회사이름과 본인의 이름)   (메일 쓰는 목적) ~~~(상세 내용) 감사합니다.   본인이름 배상/올림/드림

 

우선 처음에는 인사와 함께 메일을 시작합니다. 인사와 함께 수신인을 언급해주시는 것이 좋습니다. 만약에 수신인이 여러 명 된다면 생략하셔도 됩니다. 그런 후 본인의 소속과 이름을 작성해 주십니다. 그리고 한줄의 공백을 드시는 것을 추천 드립니다. 그런 후에 가장 먼저 메일을 작성한 목적에 대해서 작성을 하십니다. 그 다음줄 부터는 그 목적에 대한 상세 내용을 작성해주시면 됩니다. 그리고 항상 메일의 내용을 끝맞추기 전에 감사합니다. 라는 문구를 적어주시는 것이 좋습니다. 그런 후 본인이름을 다시 한번 언급해주시면 더욱 좋습니다. 물론 회사에 따라 메일의 서명을 추가하던지 하는 것은 외부 메일에서는 추천 드리는 바입니다. 내부에서의 메일은 누락 하셔도 무방합니다.

 

그럼 매우 간단한 예를 들어 보겠습니다.

안녕하세요 김철 과장님 앱피아컨설팅의 최수 대리입니다.   요청하신 견적에 관련하여 메일 송부 드립니다. 기존 견적에 비례하여 다음과 같이 첨부 드리오니 확인 후 회신 부탁드립니다. 감사합니다.   최수 드림

 

저는 항상 메일 양식을 하나 하기와 같이 복사해서 메일 쓸 때마다 복사해서 가운데 및 받는 분만 명기하여 송부 드리곤 합니다.

 

안녕하세요  최수 대리입니다. """ (내용 입력) """ 감사합니다. 최수 배상

 

추가적으로  제공하는 서명이 있으시면 반드시 참조하시길 바랍니다. 서명에 관련된 부 분은 향후에 포스팅을 진행하고자 합니다. 메일은 업무 지시 및 다양한 증빙으로도 사용될 수 있는 요소입니다. 따라서 관련해서는 항상 인지해주시길 바랍니다. 감사합니다.