아웃룩[Outlook 365] 메일 주소, 내용에 따른 특정폴더로 메일 자동 정리/이동 (규칙 만들기)

회사 생활을 하다보면 하루에 적게는 몇통에서 많게는 백통이 넘는 메일을 오는 경우가 있습니다. 이 때, 중요도에 따라서 메일을 먼저 확인하고 필요 없는 메일에 대해서는 삭제해야 하는데, 하루에 이 부분만 하기에도 매우 많이 힘든 것이 사실입니다. 

 

그래서 저의 경우 특정 사람, 예를 들면 팀장님이 메일을 보내거나, 특정 사람들에게 오는 메일을 우선적으로 확인합니다. 그래서 이번 포스팅에서는 두 가지 형태로 보내는 사람의 메일 주소, 또는 내용에 따라 특정 폴더로 자동으로 이동하는 규칙을 만들어 보도록 하겠습니다. 

 

메일 주소에 따른 특정 폴더로 자동이동

먼저 다음과 같이 특정 상대에게 받은 메일이 이동할 폴더를 하나 생성해보겠습니다. 받은 편지함에서 우측 버튼을 누르신 후 [새 폴더...]을 클릭해주세요. 

Outlook 새폴더 생성화면 

위에서 생성한 새폴더에 이름을 지정하시고, 이동하고자 하는 메일주소로 수신한 메일을 선택하시고 마우스 우측 버튼을 눌러주세요. 여기에서 [규칙] - [받은 메시지 항상 자동 분류 : 송수인 주소 또는 이름] 부분을 선택해 주세요. 

메일 주소에 따른 규칙 만들기, 특정 주소에서 수신한 메시지에 따른 규칙 생성 

그럼 다음과 같이 규칙에 맞게 그 메일에 송신인 보낸 메일은 특정 폴더로 자동 정리할 수 있게, 폴더를 선택해주세요. 아래와 같이 특정 폴더를 선택한 후, [확인]버튼을 클릭해 주세요. 

특정 주소 및 이름으로 수신한 메일이 저장될 폴더 선택  

그럼 다음과 같이 기존에 받은 메일 또한 정리가 됩니다. 또한 앞으로 오는 메일 또한 자동으로 정리되어 특정 이름의 메일로 오는 메일들은 특정 패키지로 저장이 되게 됩니다. 

특정 주소 및 이름으로 수신한 메일이 특정 폴더로 자동 정리 완료된 화면 

 

특정 내용이 포함된 메일이 저장될 폴더 선택  

그럼 위에서는 송신인의 이름 또는 주소를 바탕으로 분류 했다면, 이번에는 메일에 포함된 제목에 따라 특정 폴더로 자동 저장되게 지정해보도록 하겠습니다. 먼저 [홈]탭에 있는 부분에서 [규칙]-[규칙만들기]를 클릭해주세요. 

규칙 만들기 

그럼 다음과 같은 다이어로그가 나타납니다. 여기에서 제목에 다음내용 포함 부분에서 원하시는 부분을 작성하시고, 하단에 [폴더 선택...]부분을 클릭해주세요. 

규칙 만들기 다이어로그 

여기에서 저는 새폴더를 하나 만들어 보겠습니다. 폴더를 선택하는 곳에서 새로 만들기 버튼을 누르겠습니다. 

폴더 선택 - 새로 만들기 

여기에서 새로 생성한 폴더 이름과 위치를 선택하시고, 확인 버튼을 눌러주세요. 

새폴더 만들기 

여기에서 새로 생성한 폴더를 선택하시고, 확인 버튼을 누르시면 됩니다. 

폴더 선택완료 

그런후에 다음과 같은 다이어로그에서 [확인]버튼을 클릭해주시면 됩니다. 

규칙만들기 설정 완료 

그럼 다음과 같이 규칙이 만들어지는 것을 확인했습니다. 그런 후에 다음과 같이 [확인]버튼을 눌러주세요. 

규칙 만들기 성공 

저의 경우 제목에 구독이라는 내용이 있으면 특정 폴더로 이동하게 규칙을 만들어서 테스트를 해보았습니다. 그럼 다음과 같이 메일이 오자마자 구독 폴더로 이동을 하게 됩니다. 

규칙 만들기 결과 

오늘은 이와 같이 특정 규칙을 만들어 메일 주소, 또는 송신자에 따라 특정폴더로 자동이동하게 하는 방법과 특정 내용이 제목에 포함되면 특정 폴더로 이동하게 하는 부분에 대해서 알아봤습니다. 

 

이런 부분을 통해서, 중요한 메일은 누락없이 확인하시길 기원합니다. 

 

혹시 궁금하신 점이나 문의 사항이 있으시면 언제든지 댓글 및 방명록에 글 남겨주시길 바랍니다. 감사합니다.